W miarę przyspieszania transformacji cyfrowej w różnych sektorach organizacje wpadają w pułapkę rosnących kosztów związanych z zakupem software’u. Jedną z odpowiedzi na ten problem jest skorzystanie z oprogramowania wtórnego.
W 2025 r. dominujące stały się modele licencyjne oparte na subskrypcjach, co często wiąże się z koniecznością cyklicznego ponoszenia kosztów, skomplikowanymi warunkami licencyjnymi oraz uzależnieniem od dostawcy (vendor lock-in). Ten trend wpływa nie tylko na firmy prywatne, ale także na instytucje publiczne działające pod rygorystycznymi wymaganiami budżetowymi i regulacjami. Dla wielu organizacji obciążenia finansowe związane z aktualizacją całego oprogramowania poprzez tradycyjne kanały stają się coraz mniej opłacalne.
Jednocześnie cały czas rosną oczekiwania operacyjne. Administracja naciska na rozwój cyfrowych usług publicznych, firmy konkurują w zakresie innowacji i efektywności, a standardy cyberbezpieczeństwa się zaostrzają. W tym kontekście decydenci znajdują się pod presją znalezienia mądrzejszych sposobów pozyskiwania oprogramowania – rozwiązań, które są zarówno opłacalne, jak i prawnie bezpieczne. Jednym z nich, zyskującym na popularności w 2025 r., jest oprogramowanie wtórne: legalny, wspierany przez UE sposób kupowania wcześniej używanych licencji wieczystych. To nie tylko godna rozważenia alternatywa pod kątem finansów i wydajności, ale również korzystne rozwiązanie stosowane w zgodzie z regulacjami i wymaganiami audytu.
Ramy prawne
Dystrybucja wtórna odnosi się do wieczystych licencji na oprogramowanie, które nie jest już używane przez pierwotnego nabywcę i jest odsprzedawane na rynku wtórnym. Licencje te nie są ograniczone pod względem funkcjonalności i są zazwyczaj regulowane przez tę samą politykę cyklu życia produktu z dostępem do aktualizacji, poprawek i łatek. Innymi słowy, są to w pełni funkcjonalne, legalnie nabyte licencje oprogramowania, które zostały przeniesione z jednego podmiotu prawnego na inny w ramach określonych ram prawnych ustanowionych w Europejskim Obszarze Gospodarczym. W przeciwieństwie do subskrypcji chmurowych, które wymagają bieżących płatności i są powiązane z cyklami użytkowania, licencje wieczyste przyznają nieograniczone prawa użytkowania po jednorazowym zakupie. Ten model jest atrakcyjny dla organizacji szukających długoterminowej kontroli nad swoją infrastrukturą oprogramowania.
Podstawa prawna dla wtórnego wykorzystania oprogramowania w UE jest dobrze ugruntowana. W lipcu 2012 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał przełomową decyzję w sprawie UsedSoft przeciwko Oracle (C-128/11), potwierdzając, że autorzy oprogramowania nie mogą się sprzeciwić odsprzedaży swojego software’u po jego legalnej sprzedaży w UE. W orzeczeniu wyjaśniono również, że prawo to rozciąga się na oprogramowanie pobrane, pod warunkiem że pierwotny licencjobiorca uczynił swoją kopię niemożliwą do użytku i że przeniesienie obejmuje wszystkie prawa związane z software’em.
Ta decyzja fundamentalnie zmieniła krajobraz pozyskiwania oprogramowania w Europie. Niemniej jednak, aby mieć pewność, że zakupy są zgodne z prawem i gotowe do audytu, organizacje powinny współpracować z doświadczonymi i renomowanymi dostawcami, którzy specjalizują się w rozwiązaniach licencyjnych zarówno dla firm sektora prywatnego, jak i instytucji publicznych. Są oni w stanie wykazać pochodzenie licencji, zapewnić, że oprogramowanie jest oparte na kanale dystrybucji licencji wieczystych, oraz dostarczyć niezbędną dokumentację na potrzeby przyszłych audytów lub wewnętrznych przeglądów prawnych. Niedopełnienie tego obowiązku może narazić organizacje na ryzyko niezgodności oprogramowania, kary, naruszenia własności intelektualnej lub spory z dostawcami.
Potencjał rynkowy
W ostatnich latach zaobserwowaliśmy wyraźną zmianę sposobu myślenia – od zakupów transakcyjnych do strategicznych. Nabywcy IT nie koncentrują się już wyłącznie na otrzymaniu najnowszej wersji oprogramowania – priorytetem jest wartość całego cyklu życia, pewność prawna i długoterminowe planowanie. Oprogramowanie „z drugiej ręki” odpowiada na wszystkie trzy potrzeby. Licencje wtórne pomagają działom IT pozostać elastycznymi, przedłużyć życie ich istniejącej infrastruktury i przekierować zaoszczędzone zasoby na inne priorytetowe innowacje. Zrównoważone strategie zamówień stają się zatem kluczowym celem, a organizacje dążą do optymalizacji zasobów przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontrolinad swoją infrastrukturą IT.
Rzeczywiście, dostawcy oprogramowania wtórnego coraz częściej działają jako strategiczni doradcy. Pomagają klientom ocenić ich obecne środowisko licencyjne, planować przyszłe aktualizacje, zarządzać dokumentacją zgodności, a nawet przygotowywać się do audytów dostawców. Ta rola jest szczególnie cenna w zamówieniach sektora publicznego, gdzie presja na wykazanie efektywności kosztowej i zgodności jest szczególnie wysoka.
Perspektywa finansowa
Do oprogramowania z rynku wtórnego przekonują przede wszystkim potencjalne oszczędności. W zależności od produktu i dostawcy organizacje mogą zmniejszyć swoje wydatki na licencje od 50% do 70% w porównaniu z bezpośrednim zakupem nowych licencji od pierwotnych dostawców. W niektórych scenariuszach oszczędności są jeszcze bardziej znaczące, szczególnie gdy kupowana wersja oprogramowania nie jest najnowsza, ale nadal w pełni funkcjonalna dla potrzeb operacyjnych.
W przypadku instytucji działających w ograniczonych ramach budżetowych, takich jak jednostki samorządu terytorialnego, szpitale, instytucje edukacyjne i organizacje pozarządowe, oszczędności te można przekierować na inne krytyczne obszary – cyberbezpieczeństwo, szkolenia lub modernizacja infrastruktury.
Dobrym przykładem jest Urząd Województwa Podkarpackiego, który wybrał wtórne licencje Exchange Server i licencje User CAL dla ponad 1200 użytkowników. Instytucja osiągnęła znaczną redukcję kosztów bez kompromisu w zakresie zgodności lub wydajności. Zamówienie było nie tylko transparentne i legalne, ale także zgodne ze strategią cyfrową instytucji w zakresie modernizacji środowiska IT przy jednoczesnej optymalizacji wydatków publicznych.
Podobnie Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego osiągnęło znaczną redukcję kosztów. Przestarzałe oprogramowanie serwerowe zastąpiono nowszymi produktami Microsoftu, zapewniając sobie wzmocnienie bezpieczeństwa i podniesienie wydajności bez przekraczania budżetu IT. Ta decyzja ilustruje, jak oprogramowanie z rynku wtórnego może służyć administracji publicznej, która musi modernizować się efektywnie i opłacalnie.
Kluczowe kroki
Bezpieczny zakup oprogramowania wtórnego wymaga staranności i przestrzegania najlepszych praktyk. Proces rozpoczyna się od wyboru właściwego brokera oprogramowania. Kluczem do sukcesu jest transparentność. Legalny dostawca zaoferuje pełne ujawnienie pochodzenia licencji, historii jej transferu i możliwości aktywacji. Brak takiego podejścia stanowi potencjalne ryzyko. Nabywcy powinni zawsze weryfikować, czy licencje są bezterminowe (niepowiązane z czasowo ograniczonym użytkowaniem), pochodzą z Europejskiego Obszaru Gospodarczego i mogą być legalnie przenoszone. Kompleksowa dokumentacja powinna obejmować ID licencji lub numer umowy, dowód wcześniejszego posiadania, potwierdzenie, że licencja nie jest już używana przez pierwotnego nabywcę, oraz pisemną umowę przeniesienia określającą przekazywane prawa.
Nawet na dobrze uregulowanych rynkach należy zachować należytą staranność. Nabywcom zaleca się sprawdzenie referencji biznesowych dostawcy i potwierdzenie jego ugruntowanego doświadczenia z klientami z sektora publicznego i prywatnego. Korzystne jest również skonsultowanie się z wewnętrznymi działami prawnymi i IT w celu przeglądu dokumentacji przed sfinalizowaniem zakupu. Kroki te mogą być czasochłonne, ale ostatecznie zapewniają, żeinwestycja jest bezpieczna, zgodna z przepisami i wymogami audytu.
Integracja procesów IT i zamówień
Wykorzystanie w pełni potencjału licencji wtórnych wymaga, aby tego typu zakupy nie były postrzegane jako rozwiązanie zastępcze, ale jako integralna część strategii zaopatrzenia i IT. Oznacza to konieczność przemyślenia sposobu podejścia do nabywania oprogramowania na poziomie organizacyjnym. Zespoły IT, działy prawne i specjaliści ds. zamówień muszą ściśle współpracować, aby ocenić znaczenie i ryzyko każdego zakupu, niezależnie od tego, czy pochodzi on z rynku bezpośredniego, czy wtórnego.
W praktyce oznacza to zmianę wewnętrznych polityk zakupowych w celu wyraźnego uwzględnienia przepisów dotyczących oprogramowania wtórnego, ustanowienia kryteriów oceny wiarygodności dostawców i szkolenia decydentów w zakresie oceny dokumentacji oprogramowania. Gdy te procesy są wbudowane w codzienne przepływy pracy, rezultatem jest organizacja, która jest zarówno efektywna kosztowo, jak i odporna na wahania cen dostawców lub zmiany modeli licencjonowania.
Licencje wieczyste odgrywają również kluczową rolę w stabilności infrastruktury. Pozwalają organizacjom na obsługę systemów bez martwienia się o odnowienia subskrypcji lub nagłe podwyżki cen. Jest to szczególnie korzystne w środowiskach, gdzie aktualizacje muszą być starannie zarządzane przez wiele lat lub gdzie oprogramowanie o krytycznym znaczeniu musi pozostać niezmienione ze względu na kompatybilność. Licencje wtórne dają tym organizacjom większą kontrolę, pozwalając im na zwiększanie inwestycji IT bez poświęcania jakości czy bezpieczeństwa.
Problem Windowsa 10
Koniec wsparcia dla Windowsa 10, który przypada w tym roku, oznacza punkt zwrotny dla wielu organizacji. Utrata oficjalnych aktualizacji i poprawek bezpieczeństwa może narazić instytucje na nowe ryzyko cyberbezpieczeństwa i zakłócenia operacyjne. Podczas gdy Microsoft zachęca użytkowników do aktualizacji do Windowsa 11, rzeczywistość jest taka, że nie wszystkie organizacje są na to gotowe – czy to z powodu ograniczeń sprzętowych, zależności oprogramowania, czy ograniczeń budżetowych.
W okresie przejściowym używane oprogramowanie stało się strategią pomostową. Licencje Windows 10 LTSC, dostępne na rynku wtórnym, oferują przedłużone okresy wsparcia i kompatybilność z istniejącymi systemami. Pozwalają one zespołom IT na utrzymanie bezpieczeństwa i funkcjonalności podczas przygotowywania do większej aktualizacji. Dodatkowo wtórne licencje Windowsa 11 są dostępne przy znacznie niższych kosztach, co ułatwia ich stopniowe wdrażanie w działach lub grupach użytkowników.
Organizacje, które przyjmują te rozwiązania, są w stanie utrzymać ciągłość usług przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z wewnętrznymi politykami zarządzania IT. Ten rodzaj elastyczności jest trudny do osiągnięcia przy tradycyjnych modelach licencjonowania, które często wymagają natychmiastowych migracji w całej organizacji. Dzięki oprogramowaniu wtórnemu instytucje mogą odzyskać kontrolę nad swoimi harmonogramami aktualizacji.
Różnice w dystrybucji
Przy ocenie kanałów zamówień oprogramowania ważne jest rozróżnienie między dystrybucją bezpośrednią i pośrednią. Dystrybucja bezpośrednia odnosi się do oprogramowania kupowanego bezpośrednio od dostawcy lub w jego autoryzowanej sieci sprzedażowej, często z ustalonymi cenami i sztywnymi warunkami umownymi. Chociaż takie podejście daje pewność, że oprogramowanie jest oryginalne, to niestety ogranicza możliwości dostosowywania się i negocjacji.
Dystrybucja pośrednia, szczególnie poprzez doświadczonych brokerów oprogramowania, wprowadza większą elastyczność. Działają oni w ramach prawnych, oferując licencje wtórne, często ze spersonalizowanym wsparciem, rozszerzoną dokumentacją i konsultacjami dotyczącymi kompatybilności. Chociaż proces ten może wymagać dodatkowej weryfikacji, efektem końcowym jest bardziej opłacalne i dostosowane do potrzeb doświadczenie zakupowe. Dla organizacji borykających się z ograniczeniami budżetowymi lub wymaganiami systemów legacy ta droga często okazuje się bardziej opłacalna.
Modernizacja oprogramowania legacy
Systemy legacy są nadal powszechne w takich sektorach jak opieka zdrowotna, edukacja i administracja publiczna. Te systemy nie zawsze mogą zostać całkowicie zastąpione z powodu wyzwań migracji danych, reguł zgodności lub kosztów. Dystrybucja wtórna licencji oferuje sposób na stopniową modernizację poprzez aktualizację kluczowych komponentów – na przykład systemów operacyjnych lub pakietów biurowych – bez modyfikowania całego środowiska.
Ponadto organizacje, które posiadają zbędne licencje oprogramowania z wcześniejszych zakupów, mogą legalnie je odsprzedać i odzyskać część pierwotnie zainwestowanych środków. Ta praktyka, znana jako monetyzacja oprogramowania, nie tylko generuje dochody, ale także wspiera zrównoważone strategie IT poprzez utrzymanie aktywów cyfrowych w obiegu. Doświadczeni brokerzy ułatwiają ten proces, zapewniając, że wszystkie warunki prawne i techniczne są spełnione.
Strategiczna, legalna i opłacalna alternatywa
Oprogramowanie wtórne nie jest już rozwiązaniem niszowym. Stało się strategiczną opcją zamówień zarówno dla instytucji publicznych, jak i firm prywatnych poruszających się w dzisiejszym złożonym krajobrazie oprogramowania. Poparte prawem UE, kierowane logiką finansową i wspierane przez ekspertów usług doradczych, oferuje realną alternatywę dla kosztownych modeli licencjonowania opartych na subskrypcji.
Organizacje, które integrują używane licencje ze swoimi strategiami IT i zamówień, w zamian dostają więcej niż tylko oszczędności kosztów – zyskują także elastyczność, pewność prawną i lepszą kontrolę nad swoimi środowiskami cyfrowymi. W miarę jak cykle wsparcia zmieniają się i pojawiają się nowe regulacje, nadszedł czas, aby decydenci poważnie przeanalizowali tę ścieżkę.
Autorzy
Jakub Sulak
założyciel i CEO firmy Forscope; pod jego kierownictwem firma stała się wiodącym brokerem oprogramowania w Europie Środkowo-Wschodniej
Mateusz Drozdowski
kieruje strategią rozwiązań produktowych firmy Forscope w Europie Środkowej i Wschodniej
